Bogføring går i alt sin enkelthed ud på at registrere og dokumentere virksomhedens transaktioner. Virksomheden har f.eks. en transaktion hver gang:
· Du køber noget
· Du sælger noget
· Du betaler en regning for noget, som du tidligere har købt på kredit.
· En kunde, der tidligere har fået kredit, betaler sin regning.
Det kan umiddelbart virke voldsomt. Men det er som regel blot et spørgsmål om én gang for alle at indarbejde en fast rutine, der sikrer at disse registreringer foretages på den rigtige måde.
I gamle dage foregik bogføringen ved at man registrerede alle transaktioner i en stor bog – deraf navnet ”bogføring”. Dette er senere blevet til at man førte en daglig kassekladde og havde et ringbind med et faneblad for hver måned. Alle bilag tildeles et bilagsnummer, så du har et overblik over de enkelte dokumenter. Dette er i dag blevet til, at langt de fleste anvender et regnskabsprogram. Det gør bogføringen nemmere, mere overskuelig og åbner for nye muligheder f.eks. med elektronisk opbevaring af bilag, direkte udsendelse af fakturaer pr. mail eller EAN, online-adgang og meget andet.
Vælger du selv at stå for bogføringen i virksomheden, er der en række krav og regler, du skal være opmærksom på.
For det første skal bogføringen give et retvisende billede af virksomhedens økonomiske udvikling. Med andre ord, skal alle oplysninger afspejle virkeligheden.
For det andet skal alle transaktioner dokumenteres ved bilag. Det er altså ikke nok bare at fælde virksomhedens ind- og udbetalinger ned på et stykke papir.
For det tredje skal du gemme alt regnskabsmateriale i mindst fem år – og som hovedregel skal det gemmes her i landet.
Endelig er det et krav at alle registreringer foretages hurtigst muligt. Genererer du et salg i dag, kan du altså ikke vente med at bogføre det til næste uge.
Hvad sker der hvis du ikke opfylder disse betingelser? Som grundregel risikerer du strafansvar i form af bøde. Men derudover kan mangelfuld bogføring føre til forbehold i regnskabet, hvilket bl.a. kan påvirke bankernes villighed til at låne dig penge. Så bogføring er ikke blot noget du BØR gøre. Det er noget du SKAL gøre.
Virker reglerne om bogføring komplicerede? Og føler du dig ikke tryg ved at stå for økonomifunktionen selv? Så lad Officepark tage sig af det hårde arbejde. Vi har mange års erfaring, som gør at vi kan sammensætte det bedste tilbud til dig og dine behov.
Der er ingen lovmæssige krav til debitor- og kreditorstyring, men det er en vigtig del af økonomistyringen især i forhold til likviditeten.
DEBITORSTYRING
Debitorstyring går i korte træk ud på at håndtere virksomhedens debitorer – dvs. tilgodehavender. Dette er afgørende for virksomhedens fortsatte evne til at overleve. Betaler kunderne ikke til tiden – eller betaler de slet ikke – kan det nemlig skabe problemer med likviditeten. Og kan din virksomhed ikke betale den løbende strøm af regninger, kan det i værste tilfælde ende med konkurs. Derfor er det vigtigt at holde styr på dine debitorer og rykke dem, såfremt de overskrider sidste betalingsdato. Du kan naturligvis gøre dette selv. Men det kan være en tidskrævende proces, og som virksomhed er der nok at se til. Derudover kan det være en ubehagelig opgave at rykke forfaldne debitorer.
Derfor vil det være en god ide at få fagfolk til at varetage denne del af økonomifunktionen, så du kan frigøre vigtige ressourcer i virksomheden. Officepark har mange års erfaring med at håndtere debitorer for både små, mellemstore og store virksomheder. Vi sørger ikke blot for at udsende fakturaer, men også at rykke forfaldne debitorer, bogføre omsætningen og holde kundernes konti ajourført. Med denne løsning kan du koncentrere dig om at udvikle din forretning – uden at skulle bekymre dig om, hvorvidt kunderne nu også får betalt.
KREDITORSTYRING
Hvor debitorstyring handler om at håndtere virksomhedens debitorer, så handler kreditorstyring om at håndtere kreditorerne. Dette er en central opgave for enhver virksomhed, idet ubetalte regninger kan betyde ekstra omkostninger, så som renter og gebyr, men samtidig også skabe et dårligt forhold til kreditorerne. Derfor er det vigtigt at have et system, som sikrer at alle regninger bliver betalt rettidigt. Ønsker du ikke at stå for denne opgave selv – eller kan du ikke finde tiden – så lad os påtage sig jobbet.
Derved er du garanteret et fortsat godt forhold til kreditorerne, og skal ikke tænke på om regningerne nu også bliver betalt – for det tager vi os nemlig af. Så oplever du problemer med kunder, der ikke betaler til tiden? Eller har din virksomhed selv problemer med at overholde betalingsfristerne? Så kontakt os i dag og høre mere om hvordan vi kan hjælpe din virksomhed med debitor- og kreditorstyringen.
FAKTURERING
Fakturering går i alt sin enkelthed ud på at udfærdige fakturaer til kunder og andre instanser, der måtte skylde dig penge. Når du udsteder fakturaer, er der dog en række krav og regler, du skal være have i baghovedet. En faktura skal nemlig indeholde nogle ganske bestemte oplysninger. Og gør den ikke det, kan du straffes med bøde.
Hvad skal en faktura indeholde:
Indholdskravene til en faktura er beskrevet i momsbekendtgørelsen. I korte træk, så skal alle fakturaer virksomheden udfærdiger indeholde følgende oplysninger:
· Udstedelsesdato: Også kaldet fakturadatoen. I nogle tilfælde skal du også angive en leveringsdato – dog kun hvis den afviger betydeligt fra udstedelsesdatoen
· Nummerering: Alle fakturaer skal nummereres fortløbende. Der er dog ikke nogle krav om hvad det første fakturanummer skal være. I princippet kunne du altså starte med nummer 1.000.
· Sælgers oplysninger: Herunder navn, adresse og CVR-nummer.
· Købers oplysninger: Inklusiv navn og adresse
· Oplysninger om den leverede vare eller service:
– Herunder mængden og arten af den leverede vare, men også pris uden moms, momssats og momsbeløb.
Der er ingen krav til, hvordan du udarbejder dine fakturaer, så længe de overholder ovenstående krav. Langt den nemmeste løsning vil dog ofte være, at anvende et regnskabsprogram, så udsendelse og bogføring foregår i samme proces.
Hos Officepark arbejder vi i mange forskellige elektroniske løsninger, så vi kan tilpasse os den enkelte virksomheds behov. Vores primære systemer er Uni-conta, e-conomic, C5, Dinero og Billy, men hvis du allerede har et andet system, kan vi nemt omstille os til at arbejde i det.
Du kan vælge at lade Officepark tage sig af dele eller hele bogføringen. Vælger du denne mulighed, sparer du både tid og penge, idet vi kender alle reglerne på området. Således kan vi sikre en korrekt bogføring af virksomhedens transaktioner, så du kan fokusere på det du er bedst til. Når du indgår et samarbejde med Officepark, bliver der en fast medarbejder tilknyttet din virksomhed, som kan varetage langt de fleste opgaver. Hvis der er brug for specialviden, kan denne altid hentes hos kollegaerne i Officepark. Du vil dog som hovedregel blive mødt af den samme medarbejder. Medarbejderen varetager de aftalte opgaver i virksomheden eller på Officeparks kontor – afhængig af jeres ønsker og behov. Foretrækker du at lade Officepark overtage bogføringen i din virksomhed, så kontakt os i dag for et uforpligtende møde. Vi er parate til at hjælpe.